Кассовая книга унифицированной формы № КО-4

Кассовая книга унифицированной формы №КО-4 предназначена для ведения бухгалтерского учета всех операций, которые осуществляются кассой предприятия (выдача и получение в кассу наличности). Ведется данный документ на предприятии в единственном экземпляре. Структурные подразделения и филиалы фирмы могут так же вести свои кассовые книги.

Порядок ведения кассовых операций (Положение №373-П) утвержден Центральным банком России 12 октября 2011 года и действует с 1 января 2012 года. Порядком установлено, что ведение кассовой книги допускается вручную или в электронном виде.

Ведение формы № КО-4

Электронный вариант ведения книги разрешен только в том случае, когда на предприятии проводятся необходимые мероприятия по сохранности электронного учета. При электронном учете необходимо каждый новый рабочий день начинать с уже подготовленных машинограмм с одинаковым содержанием. Они называются «Вкладной лист» и «Отчет кассира». Эти листы нумеруются по возрастающей, начиная с первого рабочего дня нового года.

На последней машинограмме за каждый месяц и год указываются количество листов за месяц и год соответственно.

При получении машинограммы, кассир проверяет их составление и, в случае, если машинограммы составлены правильно, подписывает их. Документ «Вкладной лист» хранится у кассира в течение года, «Отчет кассира» передается под расписку в бухгалтерию предприятия со всеми прилагающимися приходными и расходными документами кассы.

При автоматизированном способе заполнения кассовой книги все «вкладыши» подлежат брошюровке и опечатыванию не реже чем раз в год по окончанию года. Прошитые и опечатанные вкладные страницы подписывает директор предприятия и его главный бухгалтер.

Если кассовая книга ведется вручную, то она может быть создана на разные периоды времени, это зависит от количества проводимых операций.

При ручном заполнении все листы кассовой книги нумеруются до того, как в ней будет сделана первая запись. Общее количество листов заверяют своей подписью директор и главный бухгалтер, ставя ее на последней странице.

Кассовая книга от начала до конца должна быть прошита и заверена печатью из сургуча или мастики. Мастичная печать подразумевает использование канцелярского клея, тонкой бумаги и штемпельной краски. После нанесения на бумагу печати, ее с двух сторон смачивают клеем, опечатывают и опять наносят клей. Эти процедуры необходимы для гарантии сохранности всех листов книги.

Как заполнять кассовую книгу?
Заполнять кассовую книгу можно такими способами:

1. Вертикальный. При этом способе страницы располагаются вертикально. Один кассовый день отражается одной страницей кассовой книги. При таком расположении информации, отчет кассира составляется в одном из двух вариантов:
   
   1. Следующая страница кассовой книги будет являться отчетом кассира. Нумерация одинаковая для обоих экземпляров страниц. Между ними прокладывается копировальная бумага. Все записи проводятся чернильной или шариковой ручкой. Второй экземпляр является отрывным и представляет собой отчет кассира.
   2. Для отчета используется чистый лист бумаги, который вкладывается в книгу. При этом все прошитые листы нумеруются сплошной нумерацией. Чистый лист отмечается записью Отчет кассира, вносится строка с местом для заполнения даты. Все записи на чистый лист переносятся через копирку. После окончания рабочего дня сотрудник бухгалтерии сверяет записи в кассовой книге и в отчете кассира.
2. Горизонтальный.
   При таком варианте заполнения книга имеет две равные части. Первая часть имеет горизонтальные полосы, она подлежит заполнению кассиром и является первым экземпляром. Вторая часть нерасчерчена, она является вторым экземпляром, который заполняется через копировальную бумагу с обеих сторон. Для этого нужно согнуть лист пополам и проложить копировальную бумагу между двумя половинами. Когда необходимо произвести записи после «Переноса», отрывной лист сворачивают в другую сторону – на лицевую часть, записи продолжают вестись по горизонтально разлинованному листу.
   Обе части листа имеют один и тот же номер. Первая часть является неотъемлемой составляющей кассовой книги, а вторая передается в бухгалтерию в виде отчета кассира по окончанию рабочего дня.

Первыми на каждом листе книги формы №КО-4 указываются приходные документы, а затем – расходные.

В обязанности кассира входит выведение итогов операций за день, остатка в кассе и передача отчета кассира, приходных и расходных документов кассы бухгалтеру под роспись. Отчетом кассира является копия записей кассовой книги.

Контроль за правильностью составления кассовой книги осуществляет главный бухгалтер.

Отдельной строкой указываются суммы, которые отложены на выплату зарплат или пособий, и находятся в остатке кассы.

Филиалы и представительства компании могут вести свою кассовую книгу. Своим вышестоящим организациям они обязаны передавать копии первичных документов и кассовой книги, предварительно заверив их подписями руководителя и главного бухгалтера, а также печатью. Все оригиналы подлежат хранению в отдельном подразделении предприятия (филиале представительстве). Остатки средств в кассе отображаются в балансе данного подразделения. В сводном балансе головной организации отображаются эти данные обособленного подразделения.

В случае отсутствия самостоятельного баланса у подразделения, все оригиналы кассовой книги и кассовых документов передаются головной организации, а подразделение хранит у себя копии.

Как именно будет вестись кассовая книга, определяется приказом руководителя организации.

Скачать или заполнить онлайн Кассовую книгу можно здесь...