Авансовый отчет

Авансовый отчет – это документация, которая подтверждает целевое использование подотчетным лицом денежных средств, полученных им в авансовом порядке.

Для выдачи авансовых средств из кассы предприятия необходимо руководствоваться приказом директора предприятия, в котором внесена информация о:

• какие именно лица являются подотчетными;
• сроки выдачи в авансовом порядке сумм и цели, на которые они выдаются;
• размер авансовых сумм.

Если сотрудник направляется в командировку, то ему могут быть выделены авансовые средства согласно с приказом руководителя о командировке или в соответствии с командировочным удостоверением. Командировочное удостоверение заверяет своей подписью руководитель предприятия.

Авансовые отчеты имеют утвержденную форму. Это форма АО-1, которую заполняет подотчетное лицо и бухгалтер в единственном экземпляре.

Какая информация вносится в авансовый отчет?

1. Подотчетное лицо заполняет:
   Унифицированная форма АО-1 заполняется с обеих сторон. На лицевой стороне указываются:
   - название предприятия;
   - дата формирования авансового отчета;
   - фамилия и инициалы подотчетного лица;
   - его должность и номер по табелю;
   - назначение авансовой суммы. Это могут быть хозяйственные нужды или представительские затраты.
   
   Обратная сторона формы АО-1 предназначена для внесения информации о подтверждающих документах, которые свидетельствуют о произведенных расходах. Эта информация указывается в полях 1-6, в каждом поле вносится информация о суммах расходов по каждому документу. Все прилагающиеся документы нумеруются сплошной нумерацией согласно порядка их упоминания в авансовом отчете.
   
   Поле 1 предназначено для внесения порядкового номера подтверждающего документа.
   Поля 2 и 3 предназначены для внесения даты и номера этого документа.
   Поле 4 предназначено для указания целевого использования средств. Это могут быть, например, расходы на канцтовары.
   Поле 5 предназначено для внесения суммы осуществленных расходов в рублях. Если произведены расходы в иностранной валюте, то их сумма указывается в поле 6. 
   Строка «Итого» в поле 5 или 6 суммирует все произведенные подотчетным лицом расходы.
   Авансовый отчет с информацией, которая должна быть внесена подотчетным лицом подлежит сдаче в бухгалтерию предприятия.
   
   
   
2. Бухгалтер заполняет:
   
   Сотрудник бухгалтерии подтверждает получение авансового отчета при помощи своей подписи. Он составляет расписку, которая передается подотчетному лицу, в которой указывается дата и номер авансового отчета. Также бухгалтер вносит информацию о сумме затрат и о том, сколько документов подтверждают их произведение. В заключении бухгалтером проставляется дата принятия отчета от подотчетного лица в расписке.
   
   Для заполнения бухгалтером подлежат поля 7 и 8 обратной стороны формы АО-1. В этих полях указывается сумма осуществленных подотчетным лицом расходов. В поле 9 бухгалтер указывает номера корреспондирующих дебетовых бухгалтерских счетов.
   
   Также бухгалтер должен заполнить лицевую сторону авансового отчета. Здесь он указывает:
   - остаток или перерасход авансовых средств;
   - сумму авансовых средств;
   - сумму потраченных подотчетным лицом денежных средств;
   - их остаток или перерасход;
   - бухгалтерские проводки.
   
   Для заполнения бухгалтерских проводок принимаются во внимание данные из поля 9 обратной стороны формы АО-1.
   
   Бухгалтер проверяет правильность произведенных расчетов, надлежащее оформление сопровождающих документов и целевое использование средств, после чего передает авансовый отчет руководителю предприятия для утверждения.

Руководитель утверждает данный авансовый отчет, после чего бухгалтер списывает средства из-под отчета и производит полный расчет с лицом, получавшим аванс.

Остаток средств, полученных авансом, подлежит сдаче в кассу предприятия, что оформляется приходным кассовым ордером. Если расходы превысили аванс, то сумма превышения подлежит уплате подотчетному лицу, что оформляется расходным кассовым ордером.

Форма АО-1 утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет».