Товарная накладная формы ТОРГ-12

Товарная накладная формы ТОРГ-12 является документом первичного учета, который служит для оформления отгрузки разнообразной продукции от поставщика к покупателю, а также для оформления соответствующих операций. Федеральным Законом Российской Федерации «Об электронной подписи» №63-ФЗ и «О бухучете» №402-ФЗ предусмотрено оформление этого документа как на бумажных, так и на электронных носителях. Приказом Федеральной Налоговой Службы № ММВ-7-6/172@ от 21.03.2012 года утверждена форма файла с расширением .xml, который является бланком для заполнения этой товарной накладной. Теперь файл .xml, с соответственно внесенными данными, может направляться в налоговые органы с помощью интернет.

Как заполняется форма ТОРГ-12

1. На бумажном носителе

Товарная накладная подписывается директором предприятия и его главным бухгалтером, либо их представителями. Эти же лица могут утвердить людей, имеющих право подписи данного документа. Товарная накладная формируется в двух экземплярах. Первый экземпляр - для предприятия, которое отпускает товарно-материальные ценности. В данном случае, товарная накладная служит основанием для списания товара. Второй экземпляр - для компании-покупателя, служит для оприходования полученной продукции. Товарная накладная ТОРГ-12 может быть подписана пятью лицами. Компания-поставщик подписывает документ в лице директора, главного бухгалтера и сотрудника, ответственного за отпуск продукции. В крупных компаниях зачастую подпись на товарной накладной ТОРГ-12 ставит один сотрудник, который уполномочен соответствующим документом руководителя. Таким документом может быть распоряжение, приказ или доверенность, которые уполномочивают конкретного сотрудника оформлять и подписывать данный документ. Подпись ставится в поле «Груз получил получатель». В поле "Товар принял" также ставится подпись ответственного лица, а также данные о доверенности организации, которая осуществляет доставку товара. Эта доверенность должна быть оформлена на человека, который имеет материальную ответственность и отвечает за доставку груза. Это может быть представитель компании-перевозчика либо представитель покупателя товара. При получении продукции руководителем предприятия-покупателя, графа о доверенности остается пустой, проставляется только подпись в поле "Груз принял". И приемка груза и его получение могут быть заверены одним и тем же сотрудником, имеющем право подписывать первичные документы, а также наделенным соответствующей доверенностью. 

2. На электронном носителе.

В электронном виде товарная накладная ТОРГ-12 выглядит практически также, как и ее бумажный вариант. Для ее заполнения очередность действий нужна та же. Естественно, что в электронном виде накладная заполняется один раз, но состоит она из двух файлов. Первый файл формируется на предприятии-поставщике, а второй заполняется покупателем. В электронном документообороте применяется электронная подпись обеих сторон (и покупателя и продавца). Обязательному заполнении подлежат поля, в которых отображается информация:
- о разрешении на отпуск продукции;
- о выполнении этой процедуры
- о получении товара;
- сведения о главном бухгалтере и лице, которое ответственно за получение товара (здесь необходимо указать их фамилию, имя и отчество, а также должность).

Поле «По доверенности №» предназначено для заполнения данных о доверенности. Заверение документов электронной подписью регулируется Федеральным Законом "Об Электронной подписи" №63-ФЗ. Согласно этого закона, наличие электронной подписи является достаточным и необходимым условием для правомочности данного документа.

В случаях когда применение формы ТОРГ-12 необязательно:

1. На бумажном носителе.

Надлежащим образом оформленная товарная накладная вручается водителю вместе с пакетом документов, которые он обязан передать получателю груза. Существует целый ряд нормативных документов, которые описывают ситуации, когда водитель не обязан брать для перевозки товарную накладную формы ТОРГ-12. Это: 

а) Правила автоперевозок от 30.07.1971 года, от Министерства автотранспорта;
б) «Устав автотранспорта и городского транспорта наземного электрического типа", постановление № 259-ФЗ от 08.11.2007 года;
в) Постановление правительства РФ №272 от 15.04.2011 года о правилах грузоперевозок автотранспортом;
г) Правила дорожного движения от 01.07.1994 года.

2. На электронном носителе.

Электронная форма отправляется от поставщика к получателю с помощью интернет. Водитель, который обеспечивает доставку груза получает товарно-транспортную накладную. Она содержит информацию о грузе, который подлежит доставке. Есть нюансы при доставке груза третьим лицом. Согласно действующему законодательству, поле «Продукцию принял» и поле «По доверенности №» должны содержать информацию о реквизитах доверенности, полученной для выполнения доставки груза, а также фамилию, имя и отчество водителя и его должность. В таком случае можно поступить таким образом:
а) указать в бланке ТОРГ-12 номер и дату товарно-транспортной накладной. А в ТТН имеются все необходимые сведения о доверенности и данные о водителе-экспедиторе;
б) При получении электронного варианта ТОРГ-12 компания-покупатель самостоятельно вносит сведения о доверенности и о принятом товаре, заверяя эту информацию своей электронной подписью.

Внесение исправлений в товарную накладную ТОРГ-12 если товар вернули

1. На бумажном носителе.

Методы внесения исправлений в этот документ зафиксирован в действующем законодательстве. В случае обнаружения недочета товаров, в каждом экземпляре накладной проставляются прочерки, которые подлежат заверению подписью ответственных лиц. Кроме того, указывается дата, когда был выявлен недочет, об этом гласит ст. 10 Федерального Закона "О бухучете". Иногда, прибегают к заполнению другой товарной накладной задним числом, но это не является необходимостью, поскольку по закону можно вносить изменения в уже существующий документ так, как указано выше.

2. На электронном носителе.

Для исправления электронных документов законодательством не установлены жесткие требования. Поэтому, рекомендуется создавать новый документ, в котором необходимо обозначить, что он является неотъемлемой частью первичного документа. На практике эту проблему решают таким способом: оформление обеими сторонами новой товарной накладной и ее переподписание. Это позволяет вносить новую запись в учетные реестры. Для того, чтобы такие исправления имели силу, необходимо прописать соответствующие нормы в учетной политике предприятия и в договоре о партнерстве. при выявлении недочета, формируется акт о том, какие позиции отличаются от сформированной товарной накладной. Этот акт подлежит согласованию с другой стороной по договору. Акты о выявлении отличий являются законными документами для предъявления претензий к компании-поставщику.

Когда предприятия переходят на электронный обмен товарными накладными, контрагенты, предварительно согласовав все детали, утверждают порядок оформления документов, когда необходимо производить возврат. Естественно, переход к электронному обмену возможен только после получения свидетельств на электронную подпись и оформления разрешительного документа, позволяющего конкретному должностному лицу подписывать данный документ.